EXPO.Blox è un software unico nel panorama europeo ed è stato adottato da Fiera Milano Spa ed Expo 2015.

Consente ai Funzionari Commerciali e/o agli espositori di visionare in tempo reale la disponibilità degli spazi e, se abilitati, di effettuare in autonomia dal WEB la prenotazione e l’acquisto di uno stand e dei servizi accessori.

Gli Spazi espositivi possono essere prenotati dall’ Organizzatore oppure direttamente dagli Espositori via WEB. In entrambi i casi è possibile operare in modo visuale tramite un editor 3D che riproduce a video le Mappe delle Spazi Espositivi; un click su un Padiglione visualizza gli spazi disponibili; definita o selezionata con il mouse un’area, si può immediatamente istanziare una domanda di prenotazione cui segue in automatico un processo di generazione offerta e contratto ; successive modifiche ai dati inseriti, cancellazioni o l’inserimento di una nuova prenotazione sono tutte operazioni possibili, in tempo reale, con storicizzazione di ogni stato del processo e documento emesso. L’utente della procedura può vedere i nomi degli espositori sugli stand già prenotati e il prezzo di listino dello stand in prenotazione. Sono disponibili filtri parametrici per implementare diversificate policy di gestione privacy e mascheramento di dati “commerciali/sensibili”. La procedura di prenotazione -> offertazione -> contratto -> fatturazione di uno Stand è composta da un certo numero di punti di lavorazione, personalizzabili tramite uno strumento di Workflow Management System.

La trasmissione dei documenti amministrativi (es. Domanda di partecipazione, Regolamento, Informativa sulla privacy…) può essere completamente automatizzata; la modellizzazione tramite workflow rende possibile adattare il software all’Organizzazione e mantenere gli iter e la prassi in uso .

Booking.blox produce documenti precompilati in base ai dati delle Schede Contatti e ai dati forniti dall’espositore in fase di prenotazione. I documenti sono generati in formato elettronico e possono essere trasmessi dal software in maniera totalmente automatica via e-mail, fax o posta ordinaria . Un codice a barre univoco è inserito nel corpo di ogni documento ai fini di un successivo riconoscimento automatico; l’operatore dell’amministrazione legge con la pistola laser il codice a barre di un documento cartaceo ricevuto e ciò richiama in automatico l’intero dossier documentale afferente alla pratica.

Il potente editor grafico vettoriale permette di caricare la planimetria del quartiere fieristico e di definire i padiglioni utilizzabili. Successivamente, sulle planimetrie, è possibile disegnare le Aree Espositive e definire gli Stand (superfici degli stand); le aree possono essere caricate anche in automatico esportandole da un sistema CAD; è disponibile un’interfaccia bidirezionale da e verso AUTOCAD.

Alle Aree sono associabili dei prezzi calcolati in automatico dal software in base alla superficie, alla tipologia dello spazio (fronte, testa, isola etc.) ed altri parametri personalizzabili.

Il software può gestire la maggiorazione dei prezzi dopo una certa data o variazioni in corso di allestimento.

L’editor fornisce anche un Configuratore di Stand 3D con rendering : è così possibile configurare un allestimento, inserire oggetti valutando gli spazi e visualizzare la “preview” ; una volta definiti i componenti dello Stand, è completamente automatico l’avvio del processo di generazione offerta, generazione contratto, acquisto dello Stand e dei Servizi accessori , in modalità tradizionale oppure via WEB.

L’Amministrazione (back office) può effettuare ordini di Stand e Servizi accessori su input di un espositore che non desidera operare via WEB. Il funzionario commerciale può operare in mobilità ad esempio con un dispositivo iPAd direttamente dal cliente.

Sia l’Espositore che l’Amministrazione hanno sotto controllo lo stato degli ordini degli Stand e/o dei servizi accessori tramite funzioni di visura in tempo reale.

Le fatture vengono generate in formato pdf e possono essere rese subito accessibili per il download all’Espositore. Con EXPO.Blox è possibile creare anche Note di Credito e/o Fatture Integrative automatiche. EXPO.Blox può gestire gli incassi e generare fatture puntuali di saldo.

EXPO.Blox prevede, per i documenti del Ciclo Attivo, l’esportazione verso un qualsiasi sistema gestionale- contabile (ERP).

Al momento prestabilito è possibile generare in automatico  il o i Cataloghi dell’Evento. Gli Espositori possono fornire i dati da inserire nel Catalogo via WEB in completa autonomia. La scadenza può essere comunicata tramite newsletter e resa visibile nell’Area Riservata (vedi Personal.blox). Dei Moduli (Form) consentono agli espositori di velocizzare l’inserimento via WEB dei dati che compariranno nel Catalogo e l’inserimento dei Brand rappresentati e dei codici merceologici per la creazione degli indici. Booking.blox produce il Catalogo elettronico e quindi il flusso dati necessario alla stampa tipografica del Catalogo.

Rebooking: una sofisticata funzione ripropone in automatico e in forma massiva agli Espositori dell’anno precedente un’Offerta e una Domanda  di Partecipazione pre-compilata , allineata alle preferenze dell’anno precedente.

Booking.Blox è utilizzato anche per la prenotazione e vendita di spazi pubblicitari e aree parcheggio.

È una applicazione per iPhone dedicata ai visitatori, scaricabile da Applestore . Gli espositori sono consultabili sul telefonino, si possono effettuare ricerche per categorie merceologiche senza dover imputare alcun dato.

L’attivazione delle funzioni I.blox non necessita di interventi da parte dell’organizzatore.